La social media policy è un regolamento aziendale, ovvero un contratto, che stabilisce le regole di condotta di chi lavora all’interno di un’azienda a contatto con le piattaforme social media come LinkedIn, Facebook o Instagram.
La Policy è un regolamento che disciplina il comportamento dei lavoratori con relativa possibilità di sanzione, serve quindi per tutelare l’azienda da eventuali violazioni che intacchino la brand reputation.
All’interno della giurisprudenza si è soliti porre una distinzione fra:
- Social Media Policy interna, che ha come destinatari i lavoratori interni e i collaboratori esterni che usano canali social media personali interfacciandosi con l’azienda online.
- Social Media Policy esterna, che riguarda invece la comunicazione che avviene attraverso i canali social ufficiali dell’azienda.
A cosa serve la Social Media Policy?
Ad oggi, Gennaio 2020, in Italia ci sono 35 milioni di utenti attivi sui social media, oltretutto gli utenti italiani attivi sui social sono aumentati di 4 milioni in 12 mesi, un dato che ci spinge a riflettere su quanto possa essere comunemente necessario un patto scritto che regoli il comportamento fra dipendente, brand e social media. La social media policy ha come obiettivo finale quello di evitare danni all’azienda da parte della comunicazione online sui social media.
Spesso le aziende adottano la social media policy dopo una crisi reputazionale, ma la cosa migliore è sempre quella di prevenire il danno.
Ergo, la social media policy serve fondamentalmente per:
- Dare un regolamento scritto alle comunicazioni sui social media
- Salvaguardare la brand reputation di un’azienda
La comunicazione top down e bottom up
Fino a poco tempo fa la comunicazione avveniva partendo dai grandi vertici dell’azienda, ad esempio dal CEO, oggigiorno, invece, attraverso la comunicazione social media si è passati dalla comunicazione top down alla comunicazione bottom up, che vede protagonisti i dipendenti di un’azienda e non più esclusivamente i vertici.
L’espressione employer branding è una variante della customer branding: questa indica la percezione di valori che si crea attorno al brand da parte dei consumatori e dei dipendenti. (Legal for Digital)
L’employer branding di un’azienda è una fondamentale strategia di marketing ed è una tecnica strettamente connessa con la social media policy dal momento che i canali di attuazione della strategia di questo tipo di marketing sono proprio i social. Infatti dipendenti e collaboratori esterni sono alleati essenziali (brand ambassador) per rafforzare la brand identity e quindi dare una percezione di valori positiva sui social media.
Come istituire una social media policy?
Una social media policy deve sempre evidenziare i valori del brand senza limitare la libertà di espressione dei soggetti coinvolti, per farlo bisognerà coinvolgere un legale specializzato in materia. Il documento finale non dovrà essere indicativo o approssimativo, ma prescrittivo e preciso al fine di essere sempre chiaro e non interpretabile. La social media policy deve nascere da un confronto fra i diversi reparti dell’azienda, tenendo conto di tutte le casistiche e le esigenze del singolo caso.
Il regolamento di social media policy, per avere validità, deve essere approvato e sottoscritto dall’amministratore delegato, dal direttore del personale, e dal rappresentante sindacale. Infine, per essere applicato, dovrà essere firmato da tutte le parti coinvolte all’interno dell’azienda, quindi da dipendenti e collaboratori.
Social media policy interna ed esterna, quali sono le differenze?
La social media policy deve essere redatta per qualsiasi figura che, attraverso i social media, può influenzare la brand reputation.
Social media policy interna:
- Può regolare l’utilizzo dei social media personali durante l’orario di lavoro da parte dei dipendenti.
- Può rivolgersi a dipendenti, clienti, influencer, fornitori, collaboratori che si interfaccino con la pagina aziendale attraverso i propri profili privati.
Solitamente è buona norma utilizzare una social media policy interna differente per ciascun social media, in quanto si tratta di canali differenti, con diversi tone of voice.
La social media policy esterna:
La social media policy esterna regola il SMM, ovvero il rapporto fra il social media manager e la brand reputation. I rischi possibili sono diversi, infatti, dalla diffusione di dati sensibili all’utilizzo di hashtag diffamatori.
Ora che hai capito cos’è la social media policy puoi valutare se redigerne una per la tua azienda!
Vorresti un aiuto concreto nella gestione dei tuoi social media aziendali?
